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La Inteligencia de Negocio aplicada a la vida real.
No hay duda que últimamente, el sector de la Inteligencia de Negocio (BI, Business Intelligence) está en plena expansión y que gestionar la cantidad gigantesca de información que una compañía tiene, con las herramientas adecuadas es imprescindible.
Gestionar de manera inteligente la información es un hecho que se impone en todos los sectores de la vida cotidiana. Para ilustrar esto, doy un ejemplo presentado por New York Times, refiriéndose a un oficial de policía de Ricmond, Virginia que consideraba  “un poco tonto” analizar los informes de los crímenes con otros datos como los eventos deportivos y las fluctuaciones del clima para averiguar donde y cuando pueden ocurrir los actos delictivos. Cambió de opinión, cuando el ratio de criminalidad de la ciudad bajo un 20% en 2006. Aplicando BI,  los policías estadounidenses han podido aumentar el número de los agentes en los barios latinos durante los días del pago de los trabajadores, que a menudo eran atracados a la hora de retirar dinero de los cajeros.
Los efectos  del BI son evidentes en los negocios, economía y la prevención de los crímenes, pero cada uno de nosotros tomamos cada día decisiones que implican un “oculto proceso BI”. Para ilustrarlo os presento un video que nos enseño nuestro compañero Diego M. y que Emilio Arias presento en el blog de TodoBI.

Espero que os guste,
Simona Adriana Toma

Hace ya tiempo que estoy tratando directamente con “consultores”, y la mayoría de las  veces, me ha sorprendido la variedad de tareas realizadas por estos profesionales. He intentado categorizarlos como juniors o seniors o en función de la herramienta utilizada (BI, CRM, ERP, etc), pero la realidad es que la diversidad de tareas es tan grande, y las denominaciones son tan diversas que, la verdad todo parece un poco caótico.

Hay empresas TIC que dada su área y su cifra de negocio, ofrecen una clara jerarquía, especialmente para los programadores. Empiezas como junior, pasas a ser programador senior, analista programador, analista, etc. Pero esto no pasa en todas la compañías y hay muchos profesionales “multifuncionales”, que cubren un amplio abanico de tareas sin una clara responsabilidad y sin perspectiva con la denominación de “consultores”.

La utilización exagerada e injustificada de este termino, le ha atraído una connotación dudosa y ha contribuido al crecimiento de la confusión general sobre el tema.
Pero, entonces ¿que es un consultor de negocio? Exceptuando  los tradicionales trabajos de asesoramiento contable, fiscal, laboral o auditoria que tienen su propia catalogación como tales, el consultor de negocio se dedicaría a vender “conocimiento aplicado a la resolución de problemas del cliente o a la identificación y explotación de oportunidades de negocio.” (Definición citada de Raúl Hernández).

Si analizamos esta definición, podemos destacar el “conocimiento” como concepto fundamental para la definición de un consultor. Pero a la hora de definirlo el concepto en si, se imponen 3 prerrequisitos imprescindibles:

1. Formación: para poder dedicarte a la consultoría de negocio, es imprescindible una formación académica básica, complementada, si es posible de algún master  de perfil (aunque muchas veces es más un supositorio que un supuesto, que un título ampara los conocimientos y las habilidades necesarias para este tipo de trabajo).

2. Experiencia: un consultor de negocio es un “generalista”, que ofrece soluciones para los problemas de los clientes. Más problemas solventados, más experiencia acumulada, más valor profesional. La variedad y la complejidad de los problemas con los cuales un consultor se enfrenta, determina el desarrollo de competencias imprescindibles que marcan la diferencia entre un consultor con experiencia bueno y un consultor con experiencia. Por ejemplo: saber comunicarse, saber transmitir conocimientos y experiencias, saber diagnosticar situaciones, capacidad de uso de herramientas, capacidad de generar vínculos con las personas, etc.

3. Practica de consultaría: aspecto fundamental y necesario en los servicios de un consultor es el relativo al conjunto de métodos, procedimientos, prácticas, materiales, base de conocimiento documentado, herramientas, etc., que sirven para el desarrollo del servicio que se prestará y que de alguna forma permiten apoyar el logro del resultado esperado, aspecto que muchas veces no es cubierto por aquellas personas que por razón de desempleo, jubilación, o porque cursaron una carrera o maestría suponen que ya es suficiente la experiencia y conocimiento para dedicarse a la consultoría.

La conclusión: el término de consultor está excesivamente utilizado, como panacea para diversas practicas y métodos de trabajo dudosas, para branding personal, por razones puramente cosméticas (maquillaje de cv´s), etc. También, los profesionales de este sector realmente buenos, destacan y triunfan profesionalmente y socialmente por la brillante capacidad del pensamiento crítico y la aplicación ingeniosa del mismo.

Para entender un poco mejor mi idea, os recomiendo el libro cuyo titulo lo he “robado” (Soy Consultor, con perdon) porque me gustó mucho, donde Carlos Abadía explica, con un estilo inconfundible cual es el objetivo de un consultor, cómo puede ofrecer un verdadero valor añadido a la empresa y no humo.

Mis saludos,

Simona Adriana Toma

Se acerca el fin de un largo 2009 y el principio de un 2010, que todos los especialistas financieros  prevén ser más largo aun que su hermano mayor. Como cada final de año, estoy  haciendo cuentas, analizando futuras opciones, por lo menos para preparme, si no para anticiparme, al siguiente año. En el mismo espíritu he empezado a pensar en las nuevas tendencias del sector IT,  he hecho un poco de “research” y la conclusión que  me ha parecido más pertinente es que va ser un 2010 de la Externalización, de la “Consumerización” y la Democratización de los servicios IT. El padre de estos conceptos  es Chris Howard, directivo de Grupo Burton, cuyas ideas se resumen en:

1. La externalización del sector IT.

Últimamente es una tendencia inevitable del sector, dictada por la necesidad de reducir costes y ganar comodidad. Las empresas enfocan más sus esfuerzos en un buen funcionamiento del negocio principal e intentan encontrar alternativas para las áreas de negocio que no forman parte  del mismo núcleo. Los beneficios de este procedimiento incluyen: costes potenciales reducidos, una visión renovada sobre el negocio principal, nuevos partners estratégicos, operaciones más eficientes, una demanda flexible y establecer las prioridades de negocio más eficientemente.
2. La consumerización del sector IT.

El sector IT es el que más refleja  la tendencia general de la sociedad actual de consumir y “estar al día”. En los últimos años, el ciudadano común se ha transformado en un utilizador habitual de tecnología sofisticada que elige sus propios dispositivos y aplicaciones simplemente para incrementar su productividad personal. Habitualmente los usuarios son empleados de una empresa, motivo por cual se puede observar que la innovación que en el pasado se imponía, desde dentro, desde la propia empresa, hoy en día está dictada por los empleados y los clientes.
3. La democtratización del sector IT.

Es más que evidente que el crecimiento y la importancia de las redes sociales dentro y fuera de la empresa moderna cambian “los modos de trabajo” y representa un desafío para las estructuras y los esquemas de la organización tradicional. El principal reto de la empresa es el de facilitar la coexistencia de la comunicación y la toma de decisiones jerárquica con las formas democráticas impuestas, y forzadas, por la familiaridad de la  “generación Y” con la tecnología.
Conclusión: nuevo año, nuevos retos para todos…

Mis saludos,

Simona Adriana Toma

El tema de la “salud” empresarial se está agudizando cada vez más, especialmente si miramos el panorama laboral en estos tiempos tan turbios. De todas maneras en el sector TIC (el más mimado como dirían muchos), todavía se vive. Unos sobreviven, otros al contrario, viven muy bien pero con la acentuación de la crisis, parece que en el aire se percibe, parecido a la intensidad eléctrica antes de la tormenta, una senzación de cambio inevitable. Y estaria bien si muchas empresas desde pymes a grandes corporaciones empezarán a sanear sus propios métodos de trabajo y no solo a cortar plantilla como quirófanos de guerra. Siguiendo la idea principal de estas líneas me gustaría completar el artículo que empeze dos semanas antes, y continuar con:

III. Documentación y procedimientos.
He observado muchas veces que en el mundo de la consultoría IT, el muy deseado crecimiento empresarial se puede transformar en una pesadilla sin fin si no hay uniformidad o guías de operaciones bien definidas. Es muy difícil evaluar una empresa cuando eres desorganizado, no tienes buena documentación ni procedimientos a seguir. La falta de los mismos creará un monstruo, una organización imposible de dirigir. A continuación enumeraré unos ítems dignos de considerar para una organización sana:

1.Si es necesario hacerlo más de una vez, ¡documéntalo!
La documentación es una inversión de tiempo que saca su beneficio muchas veces más. Es una tarea a veces ingrata que no se hace por falta de tiempo, interés o simplemente vaguearía, pero está bien cuando uno encuentra una solución en Google que le salvará de muchas horas de investigación y análisis. La regla de oro es: si pasas más de 4 horas solventando un problema, es probablemente necesario documentarlo y evitar que otro compañero gaste el mismo tiempo o más para llegar a las mismas conclusiones que tu. Se trata de eficiencia en el trabajo. Y si lo miras de otro punto de vista, documentar siempre ayuda a memorizar información y desarrollar tus habilidades de expresar y organizar material escrito. La existencia de documentación (si hay variedad mejor!), es una bendición con respecto a los clientes, porque de esta manera existirá una base de conocimientos con soluciones para problemas comunes que los usuarios podrán solucionar solos, con direcciones básicas y así tu equipo puede concentrase en la solución de otros temas.
2.  Alguien tiene que haber hecho esto antes.
Los procedimientos son absolutamente necesarios para crear una empresa IT coherente y tienen que ser desarrollarlos una vez que la empresa madura. Los procedimientos pueden crearse para: la alineación de procesos de consultoría al negocio (recursos humanos, ventas, finanzas, logística, calidad, etc), tecnologías para el monitoreo y el control de infraestructura tecnológica, diseños lógicos y físicos para el control de las operaciones; la planificación, iniciación, ejecución, control y cierre de proyectos; procesos de contratación/acogida de personal, etc. Cualquier tarea que se está realizando regularmente en una empresa es susceptible para ser documentarla. Para la dirección de la empresa, es muy importante no solo hacer énfasis sobre la creación de documentación y guías sino también reforzar su seguimiento.

IV. La innovación y la rentabilidad.

Cualquiera empresa IT es responsable de investigar e implementar las soluciones más prácticas y menos costosas. Hoy en día, con la multitud de soluciones existentes en el mercado y la  ventaja real que ofrecen la utilización de herramientas Open Source, que uno se decante por una solución implica bastante razonamiento y sopesar los pros y los contras. Describiré algunos criterios que pueden ser utilizados para encontrar la herramienta adecuada para el trabajo, así como para reducir los costes de TI.
1. ¿Qué es lo que realmente necesitan?
Antes de decidir la herramienta adecuada para el trabajo es necesario identificar todas las funciones que son necesarias para tu cliente. La clave es diferenciar lo que necesitan de lo que quieren y centrarse en la funcionalidad que es crítica. Es muy sabio tener en cuenta el crecimiento y los cambios previsibles en la empresa cliente y asegurase que las herramientas elegidas cumplirán con los nuevos requisitos. Solo cuando existe una lista final con los puntos “a hacer”, puedes dedicarte a la fase de investigación.

2. ¿Quién escribe estas cosas y cuál debo escoger?
Una vez empezado el proceso de investigación te darás rápido cuenta que hay una multitud de herramientas que pueden cumplir tus necesidades. La amplia oferta contiene software de licencia, open-source, servicios de outsourcing o la utilización de uno de los productos SaaS disponibles. Si no estás acostumbrado a evaluar y elegir entre una gama tan amplia podrías utilizar las siguientes preguntas para reducir las opciones a 2 o 3 soluciones que puedan funcionar para tu caso.
• ¿Tiene todas las funciones que necesitas?
• ¿En qué se apoya?
• ¿Existe una comunidad activa de desarrolladores y de usuarios?
• ¿Cuáles son los usuarios existentes? ¿Comunican sus experiencias y
su nivel de satisfacción?
• ¿Se puede evaluar?
• ¿Cuáles son los costes de las licencias si hay una?
• ¿Cuánto me costará mantener la herramienta?
• ¿Puedes permitirte un servicio de hosting proprio?
• ¿Puede ser una herramienta de outsourcing o se puede utilizar un
producto SaaS?
• ¿Tienes el talento para mantenerla con recursos propios?
• ¿Es fácil de usar y mantener?
Bueno, al final de este proceso tienen que resultar 2 o 3 herramientas “prime”. La situación ideal seria tener como finalistas una herramienta Open Source, una de licencia y una opción SaaS. De esta manera puedes compararlas y hacer la elección correcta.

3.¿Licencia, open-source o herramienta de outsourcing?
Buena pregunta, pero la elección más afortunada resulta tras una evaluación de los puntos pro y contra (para cada opción), de las capacidades técnicas y financieras de tu empresa. Enumeraré algunas cosas para tener en cuenta sobre cada una de estas opciones.
Licencia:

Pros: Las herramientas comerciales (de pago) vienen (habitualmente) con un manual de soporte hecho, que reduce bastante el esfuerzo y el trabajo del equipo. La verdad es que las herramientas pasan muchos tests, motivo por lo que tienen menos bugs y son más estables. La verdad es que cuando uno se decide comprar una herramienta de los grandes proveedores, espera comprar una que está hecha en conformidad con los estandartes industriales y que es compatible con otros sistemas y herramientas.
Contras: Los costes de una licencia pueden ser una razón determinante en la elección de una herramienta. Los grandes proveedores alguna vez responden con dificultad a los pedidos de cambio de características y te puedes encontrar en la situación de esperar bastante tiempo hasta la salida de una nueva versión de software. Otra pega es que los costes de licencia no incluyen el acceso a la fuente o al código y cabe la posibilidad de no poder personalizar la herramienta.
Una herramienta comercial puede ser la elección positiva cuando puedes permitirte económicamente los costes extra de la licencia. Solo con un buen análisis coste-beneficio podrías determinar si merece la pena o no.
Open Source:
Pros: No hay ningún coste de licencia para la mayoria de los productos open-source lo que representa un gran atractivo a la hora de evaluar este tipo de producto. Ademas, el código está disponible y puedes personalizar la herramienta en función de tus necesidades. Muchas veces las comunidades de desarrolladores y usuarios son bastante activas y es bastante fácil pedir nuevas características y encontrar soporte cuando tienes problemas. Las versiones nuevas y mejoradas del producto están lanzadas con frecuencia y le puedes encontrar con facilidad para descargarlas.Las herramientas de código abierto son a menudo consideradas la vanguardia de la tecnología actual.
Contras: Utilizar  herramientas Open Source implica dedicar mucho tiempo de investigación y tener buenos técnicos con ganas de experimentar. En la mayoría de los casos no hay  documentación o suporte anteriormente establecidos y muchas veces contratar un especialista para implementar y dar el soporte necesario es la mejor opción. El principal impedimento para las herramientas Open Source es su estabilidad,  dado que hay una probabilidad más grande de tener bugs que las versiones comerciales y probablemente durará un tiempo hasta que la comunidad lo arregle.  Es el riesgo que corre también  el desarrollo de nuevas versiones y actualizaciones que pueden ser abandonadas por la comunidad. En este caso tendrás que buscar otra solución lo que podría ser costoso para la empresa. Open Source es una opción perfecta cuando tienes el equipo para implementarlo y mantenerlo. Es una opción que mantendrá “lean” tu empresa y te da la posibilidad sorprender a tus clientes. El nivel del beneficio de esta opción es directamente proporcional con la dedicación para la investigación y la planificación.

Herramientas de Outsourcing y SAAS.
Pros: Pagas por lo que utilizas y no es necesario tener especialistas para el mantenimiento del software. Las herramientas están siempre disponibles y el soporte está asegurado por el proveedor. En la mayoría de los casos no hay ninguna inversión y puedes renunciar a utilizarlo cuando quieras.
Contras: Las herramientas de outsorcing y SaaS pueden salir bastante costosas dependiendo del tamaño de la organización y de cuanto tiempo utilizas la herramienta. Las soluciones SaaS pueden ser poco flexibles y tener características predeterminadas que no se pueden personalizar. Para el servicio de hosting y mantenimiento, dependes totalmente del proveedor y esto implica riesgos evidentes. Las herramientas de Outsourcing y SaaS  tienen un valor diferente en función de los recursos y las necesidades de la organización. Por ejemplo, puede ser una buena opción para una organización pequeña que no puede permitirse una inversión grande en personal y software sino que le beneficia pagar lo que usa. Una vez más: evalúa bien esta opción para asegurarte que es de verdad lo que necesitas.

V. La seguridad y la continuidad del negocio:
Cualquier organización IT (proveedor o consultora) tendría que estar preparada para afrontar y prever cualquier posible incidente de seguridad y ser capaz de solventar problemas e incidencias que afectan directamente el buen funcionamiento del servicio crítico de la empresa. Aunque sea imposible anticipar y estar preparado para todo tipo de eventualidades, es una buena idea, por lo menos intentarlo, cubrir el mayor numero de aspectos posibles. El coste de no estar preparado es bastante grande y aunque estas cosas son excepcionales, es suficiente que pase una vez para hacer mucho daño al negocio o causar problemas financieros. Existen diferentes estrategias y soluciones para abordar estas cuestiones y algunos de ellos llevan una etiqueta de alto precio. Enumeraré algunas soluciones asequibles que no tienen excusa para ignorar:

1. El enemigo de dentro:
Es importante mantener la información sensible fuera del alcance de algunas miradas indiscretas y de la posibilidad de ser “filtrada” fuera de la empresa. La clave es tener bien definidos a que recursos tiene acceso cada usuario y tener herramientas para monitorizarlo y reforzarlo. Hay que tener un mecanismo central de autentificación como LDAP o Active Directory, lo que habilita el acceso granular a los recursos. Utilizarlo es una ventaja para una administración fácil, para auditorias, y la posibilidad de deshabilitar rápidamente el acceso a todos los recursos. La auditoria activa se obtiene monitorizando la retención de registros de acceso, los registros de acceso y habilitando la capacidad de auditoria en tu software y tus dispositivos. La buena capacidad de auditoria hace que la investigación y la prevención de incidentes de seguridad sean posibles. Supervisar el acceso no autorizado y las actividades sospechosas en tus sistemas mediante el uso de varias herramientas comerciales y de fuente abierta. Las alertas automáticas de los eventos de seguridad pueden permitir la detección temprana y la prevención. Implementar un antivirus sólido y un sistema de detección y eliminación de malware en todos tus sistemas. Aplicar los cambios de contraseña regular, evitar compartir las contraseñas y educar a los usuarios tener en mente la política de seguridad. Aprende de tus propios errores y adopta medidas preventivas que aseguran que los eventos de seguridad negativos no vuelvan a repetirse.
2.   ¿Van los chicos malos a por nosotros?
Ser paranoico sobre los temas de seguridad puede afectar el enfoque general, pero ignorarlos, es una actitud bastante pueril. Siempre cabe una pequeña posibilidad que  tu red sea escaneada por hackers y que uno de tus sistemas pueda ser comprometido mientras que tú no sospechas nada. Es poco probable que tu empresa sea destacada y que se convierta en el target personal de un hacker, pero es probable que uno de los miles de scripts de ejecucion de hacking pueda obtener información sensible de la empresa o el acceso a tus sistemas. Esta información puede ser
utilizada para enviaros spam o para comprometer otros sistemas utilizando tu hardware. Una brecha de seguridad puede deshabilitar el éxito de los sistemas de misión crítica, causar pérdidas de datos sensibles, y poner tu negocio en una posición de ser responsable de los daños causados a tus clientes. Algunas prácticas que pueden ayudar a proteger tu negocio de amenazas externos son:

• Diseñar y mantener una red segura ya que es tu primera línea de defensa y debe hacerlo lo más impenetrable posible.
• Limitar el acceso con un firewall y permitir el acceso a los servicios internos necesarios. Ttambién puedes asegurarte de que los sistemas que son accesibles desde el exterior se encuentran en una zona de despeje (DMZ) aislados.
• Evita el uso de protocolos inseguros como FTP, HTTP, POP3 y otros para transmitir las contraseñas.
• Dispon de un sistema de control de cambios para monitorizar todos los cambios del firewall.
• Refuerza la aplicación habitual de contraseñas fuertes y de cambios de contraseña.
• Implementa uno de los sistemas propietario u open source de detección de intrusos.
• Aisla a las redes inalámbricas de los demás y utilizar el más alto nivel de encriptación.
• Realiza auditorias de seguridad en su propio entorno, en intervalos regulares de tiempo para encontrar vulnerabilidades o contrata a otra empresa para hacer la auditoria.
3.   Un terremoto o un error del usuario.
Tu negocio depende de que tus sistemas de misión crítica operaran en todo momento. Los desastres naturales, apagones, o un error del usuario pueden causar pérdida de datos y mantener tu sistema inactivo. Aunque los desastres naturales son muy raros, los errores del usuario y los fallos de hardware ocurren todo el tiempo. Voy a hablar de algunas soluciones que le pueden preparar para este tipo de eventos y que le ayudará a superarlas.
• Tener una estrategia de backup que incluye un sistema backup bueno, restauraciones de prueba operadas regularmente y el envío de cintas offside.
• Guarda diagramas detallados e información técnica sobre tu entorno en caso de que necesita ser reconstruido.
• Invierta en tus sistemas de misión crítica para hacerlos altamente disponibles con un número de soluciones de código abierto o comerciales.
• Tener protocolos sobre cómo responder a los desastres, la pérdida de datos causada por fallos de hardware o errores del usuario. Es importante revisar esto de vez en cuando e incluso realizar ejercicios de entrenamiento para que tu empleados sepan actuar en tales casos.
• En la situación en cual tu empresa tiene más de una oficina, una opción será utilizar el balance de carga global y diferentes tipos de replicación para mantener una réplica exacta de tus sistemas de misión crítica en  dos o más sitios. Esto puede ser una solución costosa y no tiene sentido financiero para la mayoría de las empresas.
• Asegúrate de tener un sistema UPS bueno (fuente de alimentación ininterrumpida) en tu centro de datos o incluso un generador de electricidad si es posible.
No pretendo tener la formula mágica para la creación y el funcionamiento de una empresa IT, pero en general todas las empresas exitosas del mundo TIC, respeta en un 90% porciento los puntos expuestos anteriormente. Seguramente hay algunos de vosotr@s que pensáis que había podido organizar el material de otra manera, hacer hincapié en otros puntos resaltar otros aspectos como importantes, pero como lo he dicho antes, el importante es el perfeccionamiento, el aprendizaje.

Mis saludos,

Simona Adriana Toma

Con este artículo intentaré tratar un tema bastante espinoso para el ámbito organizacional de nuestro país: la salud de las organizaciones del sector IT, especialmente las del sector consultoría. Creo que muchos de vosotros, en un momento de vuestra vida laboral,  habéis trabajado en una empresa/consultoría donde no había método de trabajo,  no se conocían los objetivos a seguir, ni la duración de los proyectos, donde la comunicación con los jefes era prácticamente imposible…y bueno, muchas otras situaciones que queman y determinan a la gente a huir hacia otras empresas, en teoría, mejor organizadas.

A lo largo de mi experiencia laboral me he encontrado con varios tipos de empresas cliente, he entrevistado a bastantes profesionales y he conocido a mucha gente competente, lo cual me permite hacerme una idea sobre que es sano o no para una empresa IT. No sostengo que los puntos que presentaré darán “la receta” para una empresa sana, hay bastantes cosas que he omitido conscientemente, pero mi intención es exponer lo que a muchos profesionales IT le gustaría tener en su compañía. Es muy difícil construir una empresa funcional de un día para otro, pero lo importante es el progreso, el perfeccionamiento.

I. Misión:

Con el impresionante arranque del sector tecnológico de los últimos 5 años, se han diversificado muchos las áreas de servicios, pero una cosa queda igual: todas las empresas tienen que saber para qué existen, y por qué estan haciendo lo que hacen.

1. Solucionar problemas:

El por qué de cualquier servicio de consultoría IT se justifica mirando a la empresa cliente. La misión de la consultora IT es solucionar los problemas de negocio del cliente, con el objetivo de mejorar su operativa diaria y sus procesos. Y esta meta es accesible si se está fomentando una actitud de “ofrecemos un servicio” a la empresa. El único propósito de cualquier organización de IT es servir a sus clientes a mejorar su negocio. Ayudar a tu equipo a interiorizar este concepto, incrementará el nivel del servicio, del compromiso y la calidad del trabajo, y disminuirá los malos entendidos o las relaciones tensas con el cliente.

2. Construye unas bases  sólidas.

Construye un servicio fiable, de calidad y sencillo (KISS, ya sabéis…”Keep It Simple Stupid”) basado en métodos iterativos, de menos a más complejidad (orientados a servicios) para que la empresa (o tu cliente) funcione desde la primera interacción, y realice su trabajo de forma óptima, y obtenga resultados a corto plazo sin sacrificar, repito, los procesos de buena ingeniería y de un soberbio QA. Aquí el campo de las metodologías ágiles ofrece un montón de posibilidades.

3. Mirar hacia el futuro.

A diferencia de un Departamento IT de una compañía, cuya misión es optimizar procesos, reducir costes, minimizar errores humanos,  innovar dentro de las tecnologías utilizadas, y proporcionar nuevas formas de obtener beneficio empresarial (B2B o B2C), una consultora IT tiene que estar orientada hacia el exterior. Para mantenerse en el mercado y ampliar sus beneficios la consultora tiene como misión estar siempre al día con las tecnologías de su negocio, saber lo que aparece nuevo en el mercado, quien es su competencia directa y los negocios complementarios. El futuro económico de un consultora viene representado por un buen dominio de la tecnología actual, y si es posible, mucha anticipación del mercado.

II. Comunicación:

En todo equipo IT la clave de la eficiencia total es una comunicación efectiva que se consigue con respuestas rápidas y con pocos errores humanos. Estos son algunas herramientas para alcanzar un buen nivel de comunicación:

1.    Comunicación interna.

•   Comunicación directa: mantener reuniones frecuentes para repasar las cuestiones pendientes, hacer anuncios,  presentar proyectos futuros, o  solucionar conflictos de grupo, son muy positivas para el equipo.
•     Comunicación 2.0: donde el equipo pueda exponer y compartir sus ideas, aportar contenido, documentos, presentaciones etc. Hay varias soluciones: blogs internos o de cara al “público”, wiki o herramientas como skype, escritorios compartidos para una mejor comunicación con los clientes. Utilizar este tipo de herramientas puede ayudar a evitar muchos conflictos internos y externos y amplificar la cohesión del equipo.

•    Comunicación “puertas abiertas”: la dirección está dispuesta a dialogar con el equipo interno, enterarse de los problemas e implicarse en ofrecer soluciones. Las reuniones individuales regulares con todos los miembros del equipo pueden ayudar a construir relaciones, promover el mentoring, motivar a los miembros del equipo. De esta manera el equipo puede entender la parte “política” de un proyecto y la dirección entiende la vertiente “humana” del mismo. La regla será: escuchar, no juzgar y luego tomar las decisiones y plasmar los planes de acción.

2.    La comunicación externa con los usuarios y clientes.

La comunicación con los clientes es fundamental porque es un proceso continuo de retroalimentación que ayuda a mantener alineados el negocio y el desarrollo. El estado del avance, el cumplimiento de los hitos, la completud de los requisitos, los prototipos, etc. todas las etapas de un proyecto tienen que ser realizadas en un marco de tiempo (muchas veces demasiado corto), motivo por cual la comunicación con el cliente es crítica. Por esto es esencial, tener, por lo menos, a un miembro de la empresa cliente, a ser posible de negocio, y no de teconología, implicado directamente (o lo más posible) en el proyecto IT. Solo colaborando hay resultados.De nuevo las metodologías ágiles de desarrollo de soluciones nos dan bastantes pistas aquí.

III. Dinámica de grupo.
La manera de interaccionar y trabajar de los miembros de un equipo determina su nivel de eficiencia. Hay muchos factores que pueden influir en la dinámica de un equipo de una manera positiva y negativa, pero me centraré en los factores positivos:

1. La implicación de los miembros del equipo en el proceso de toma de decisiones.
Es recomendable que todos los miembros del equipo participen en el  proceso de toma de decisiones y expresen su experiencia y su opinión sobre la mejor solución a adoptar. Es muy importante implicar al equipo en el proceso porque fomenta una actitud positiva y da el sentimiento de pertenencia y del compromiso para el cumplimiento del trabajo.
2. Crear un sistema de gestión transparente y evitar el micromanagement.
Es necesario definir claramente la responsabilidad de cada miembro del equipo. Cuando hay un proyecto o una tarea que debe ser cumplida, el responsable debe comunicar con claridad y definir los siguientes elementos para cada miembro del equipo:

•    Los resultados esperados
•    El marco de tiempo o el dead line.
•    Los recursos disponibles.
•    ¿Cómo esta tarea o proyecto se alinea con los objetivos de la empresa, o cliente?
•    ¿Qué dependencias existen para completar esta tarea o proyecto?
•    La recompensa en el caso de  lograr el éxito y lo que el éxito significa en este caso.
•    El precio del fracaso y las consecuencias a nivel de departamento, cuenta, etc….

Tener un sistema de gestión transparente es una opción muy ventajosa porque ayuda a establecer expectativas realistas, y permite al responsable del proyecto concentrarse en realizar sus tareas de gestión.

3. Respetar a todos los miembros del equipo.
Todos los miembros del equipo tienen que ser tratados igualmente, porque tratar diferente a un miembro a favor de otro representa siempre una mala idea. La gente empieza sentirse desfavorecida y pierde toda la motivación. La imparcialidad no tiene que ser confundida con el proceso de evaluación de cada miembro del equipo, proceso que implica la identificación de los puntos débiles de cada empleado. El trabajo en equipo funciona cuando los puntos fuertes de una persona ayudan a compensar los puntos débiles de otro miembro del equipo.

4. Fomentar el desarrollo profesional.
Cada gerente es responsable de conocer los objetivos de carera de cada miembro de su equipo. (En muchas empresas, este tema parece tabú y los miembros del equipo están más interesados en el trabajo individual, ganar experiencia y pasar a otra empresa para tener mas sueldo o ascender, etc). Para esto, un buen comienzo puede ser, “¿Dónde quieres estar en 2 años?” En algunos casos, el miembro del equipo puede no tener muy claro los pasos a seguir en su carrera y entonces, el responsable le puede guiar en función de sus puntos fuertes y sus competencias.

Muchos de nosotros pasamos más tiempo en el trabajo que con nuestra familia, motivo por cual es imprescindible desarrollar un ambiente sano de trabajo que nos ofrezca calidad de vida. El ambiente laboral sano implica también un buen procedimiento y documentación, pero estos puntos los elaboré en una segunda parte de este artículo…

Mis saludos,

Simona Adriana Toma

La opinión general sobre el sector TI es que es un mundo de maquinas, de códigos, de exactitud. Puedo decir que parcialmente estoy de acuerdo, pero los que trabajan en este microuniverso, saben que muchas veces las apariencias son…puras apariencias y que mantener este mundo controlado requiere mucho más que experiencia o esfuerzo. El sector TI necesita, quizás más que otros sectores, esta organización y disciplina tanto a nivel de proyecto como a nivel de empresa. Desgraciadamente estos conceptos existen solo a nivel teórico, porque es una realidad que en muchas empresas, los desarrolladores no tienen ni la menor idea cuales son los objetivos del proyecto en cual están involucrados.

Los métodos de trabajo (elegidos conscientemente o no) son imprescindibles aunque algunos empresarios “olviden” utilizarlos. ¿Os suena familiar?:

1. Método Ad hoc - ¿Por qué utilizar un método de trabajo específico? Tenemos bastante experiencia para realizar un proyecto sin ser necesario estudiar y documentarnos sobre lo que ya sabemos.  Empezaremos el trabajo ya! Sin organizar el equipo, sin objetivos, sin fechas de entrega, sin formación (que más da, aprenderán ellos haciendo las cosas) todo en conformidad con el famoso “a ver que sale” (De todas maneras, esperemos no quebrar muy pronto, ahora con la crisis…)
2. El método propio de trabajo. Basándonos en la experiencia acumulada hasta el momento en la empresa y adoptando un modelo de “buenas practicas” de la industria, hemos creado nuestro propio método. Hacemos proyectos, todo va bien, así que no tiene sentido centrarse en un método específico para controlar la calidad o la productividad, ya que tenemos clientes y no se quejan (demasiado). (La crisis no nos afecta de momento, sin embargo, esperemos salir adelante con lo que tenemos).

La otra opción sería documentarse y utilizar métodos concretos de trabajo:

1. Metodologías de reglas fijas – En esta categoría entrarían  el CMMI (Capability Maturity Model ® Integration) y la gestión de proyectos según la metodología clásica, metodologías con normas bien establecidas y rigurosamente documentados.
2. Metodologías ágiles (Metodología Ágile o ágiles de desarrollo de software). Respetan  algunos principios básicos y favorecen una adaptación continua a las necesidades reales de la empresa de manera que se sigue una misma estrategia y se cumplen los objetivos.

Cada uno de estos métodos puede funcionar. Las principales diferencias se  notan, a lo largo del tiempo, a nivel de productividad y finalidad. Un método o metodología es más exitosa en cuanto su repetibilidad es mayor. Las dificultades adicionales surgen porque cada empresa es diferente, y la misma metodología puede generar resultados muy diferentes. La cultura de la organización y las personas que participan en la ejecución del proyecto son factores esenciales para que un método de trabajo funcione o no.

Presentaré brevemente las principales metodologías de trabajo, como alternativas:

1. Métodos tradicionales de gestión de proyectos – Son métodos inspirados en la gestión de los proyectos de la producción industrial y su organización permite el desarrollo de software en etapas sucesivas: el análisis de las necesidades y la transformación de las mismas en requerimientos funcionales, el diseño, desarrollo de aplicaciones, pruebas y puesta en producción.
Con el tiempo se observó que el método tiene un gran inconveniente: la evolución de las necesidades después del período de análisis se traduce en costes adicionales muy grandes. Básicamente, cualquier cambio solicitado por el cliente para resolver los problemas funcionales o cualquier idea nueva, son muy costosas. Dado que el contexto actual es muy dinámico, no se puede adoptar siempre este método de trabajo.

2. CMMI - Capability Maturity Model ® Integration (CMMI ®) - es un método de trabajo en sí mismo, utilizado para mejorar tanto los procesos de trabajo y productos y servicios resultantes. CMMI para el Desarrollo se encuentra en la versión 1.2 (de agosto de 2006) y está formado por 22 áreas de proceso con 5 niveles de madurez. Cada área (por ejemplo: Seguimiento del Proyecto y Control), contiene una serie de requisitos que pueden ser  cubiertos por: un  método de trabajo interno de la compañía, un método inspirado del método tradicional o la clase de métodos ágiles.
La ventaja de CMMI es que ofrece una forma de trabajar basada en reglas claras, que dan la posibilidad de controlar  y mejorar cada proceso mediante los indicadores de rendimiento, lo que lleva a resultados sostenibles.
La desventaja es el énfasis en el método de trabajo y tiempo invertido en el mantenimiento del proceso - en otras palabras, el trabajo necesario para implementar el propio método.

3. Ágile - a diferencia de CMMI o de los Métodos tradicionales de gestión,
En Agile la atención se centra en el trabajo en equipo. Hay varios métodos ágiles, los más conocido son el SCRUM (http://www.proyectosagiles.org/que-es-scrum)  y XP (Extreme Programming - http://www.extremeprogramming.org/what.html). Ninguno de estos métodos no ofrecen una “receta” particular para la organización del equipo y del proyecto, pero respeta los principios Agile (http://agilemanifesto.org/). Con su adopción se intenta  minimizar los riesgos y maximizar la productividad.
La ventaja de Ágile está dada por la obtención de un software muy funcional en una fase temprana del proceso de producción. Trabajando con repeticiones cortas, existe la posibilidad de corrección de los cambios según el contexto y en función de la información obtenida. Se obtienen muy buenos resultados tanto en el contexto dinámico, como en el caso que las necesidades son estables.
La desventaja de este enfoque es que requiere un cambio de mentalidad sobre la manera de trabajar tanto en equipo como a través de la organización. Cambiar las actitudes es muy difícil de conseguir, por esto es muy difícil adoptar la metodología Agile.

Metodología y métodos de trabajo. ¿Qué elegir?
“There is no silver bullet”, (”No hay ninguna bala de plata”) como decía Frederick Brooks en 1986. Todos los métodos de trabajo tienen ventajas y desventajas. No se ha encontrado una receta para el éxito, válida y útil en cualquier situación. Sin embargo, para un proyecto específico en una situación determinada, seguramente podemos analizar y decidir acerca de una decisión informada sobre el método de trabajo que lleva la mayor parte de los beneficios. Sabemos lo que hay y lo que se debe evitar en su uso. Uno no tiene una panacea universal, pero se pueden obtener buenos resultados repetibles, eligiendo un método adecuado para nuestro contexto, y teniendo en cuenta que para tener éxito en proyectos de software se debe hacer más que seguir una receta “exitosa”. Finalizando con esto os deseo “Happy learning”, (¡Feliz aprendizaje! :)).

Mis saludos,

Simona Adriana Toma